Der Aufsichtsrat hat sich im Geschäftsjahr 2020 intensiv mit der Entwicklung des Unternehmens befasst und die ihm durch Gesetz und Satzung auferlegten Verpflichtungen umfassend wahrgenommen. Er hat den Vorstand in der Führung der Geschäfte des Unternehmens regelmäßig beraten und überwacht.

Der Aufsichtsrat befasste sich im abgelaufenen Geschäftsjahr eingehend mit der wirtschaftlichen Entwicklung, der finanziellen Lage, den Perspektiven und der weiteren Strategie des Unternehmens und hat den Vorstand zu diesen Themen beraten. Schwerpunkt seiner Tätigkeit war im Geschäftsjahr 2020 insbesondere die Begleitung des Vorstands in der strategischen Weiterentwicklung der Gesellschaft und des MLP-Konzerns, bei weiteren Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz und der Beurteilung und Überwachung der Chancen- und Risikolage der Gesellschaft und des Konzerns. Während der Corona-Pandemie haben sich die Überwachungshandlungen und Beratungen des Aufsichtsrats gegenüber dem Vorstand krisenbedingt weiter intensiviert. Der Aufsichtsrat stimmte in dieser durch die Pandemie bestimmten Lage auch der vom Vorstand beschlossenen Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2020 als Virtuelle Hauptversammlung zu. Die Gesellschaft und der MLP-Konzern waren im Geschäftsjahr 2020 insgesamt jedenfalls in der Geschäftsentwicklung und im Geschäftsergebnis weniger von der Corona-Krise betroffen, als dies in anderen Branchen der Fall gewesen ist.

Besonders intensiv hat der Aufsichtsrat den Vorstand im Geschäftsjahr 2020 zu potenziellen M&A-Transaktionen beraten. Insbesondere begleitete der Aufsichtsrat den Vorstand beratend bei der Vorbereitung der Akquisition der RVM Versicherungsmakler GmbH & Co. KG (“RVM“) einschließlich deren Tochtergesellschaften. Mit der Akquisition von RVM kann auch aus Sicht des Aufsichtsrats die Grundlage für den systematischen Ausbau eines neuen Segments Gewerbeversicherungsmakler gelegt werden und das Angebot für Firmen- und institutionelle Kunden sowie B2B-Dienstleistungen deutlich ausgeweitet werden. Der Aufsichtsrat hat der Transaktion folglich Anfang Februar 2021 zugestimmt.

In regelmäßigen Besprechungen haben Aufsichtsrat und Vorstand die Geschäftsentwicklung, die Strategie und die wichtigsten Geschäftsereignisse erörtert und gemeinsam beraten. In alle Entscheidungen von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen war der Aufsichtsrat unmittelbar eingebunden. Der Vorstand hat den Aufsichtsrat in schriftlichen und mündlichen Berichten kontinuierlich, zeitnah und umfassend über alle relevanten Fragen der Unternehmensplanung und der strategischen Weiterentwicklung, über den Gang der Geschäfte, die Lage und die Gesamtentwicklung des Konzerns einschließlich der Risikolage und Risikotragfähigkeit sowie des Risikomanagements und der Compliance unterrichtet. Dabei hat sich der Aufsichtsrat von der Ordnungsmäßigkeit der Unternehmensführung durch den Vorstand überzeugt. Im Jahr 2020 berichtete der Vorstand und beriet der Aufsichtsrat auch zu den Inhalten und erwarteten Auswirkungen gesetzgeberischer bzw. regulatorischer Vorhaben auf Bundes- oder EU-Ebene.

Personelle Änderungen im Aufsichtsrat bzw. im Vorstand der Gesellschaft hat es im abgelaufenen Geschäftsjahr nicht gegeben. Der Vertreter der Arbeitnehmer, Herr Burkhard Schlingermann, legte sein Amt mit Wirkung zum Ablauf des Geschäftsjahres 2020 nieder und wurde mit Wirkung zum 1. Januar 2021 durch die bereits 2018 im Zuge der Arbeitnehmeraufsichtsratswahlen als Ersatzkandidatin mitgewählte Frau Monika Stumpf ersetzt.

Der Aufsichtsrat der MLP SE tagte im Geschäftsjahr 2020 in fünf ordentlichen und einer außerordentlichen Sitzung; letztere im Rahmen einer Videokonferenz. An den Präsenzsitzungen, bei denen ab dem Frühjahr 2020 jeweils auch eine Videoteilnahme ermöglicht wurde, nahmen mit Ausnahme eines Mitglieds jeweils alle Mitglieder des Aufsichtsrats an allen Sitzungen persönlich oder per Videolivestream zugeschaltet teil. Ein Mitglied des Aufsichtsrats konnte an zwei Sitzungen krankheitsbedingt nicht teilnehmen. Somit nahmen alle Mitglieder des Aufsichtsrats an mehr als der Hälfte der ordentlichen Aufsichtsratssitzungen teil. Bei besonders wichtigen oder eilbedürftigen Projekten informierte der Vorstand den Aufsichtsrat auch zwischen den regelmäßigen Sitzungen. Soweit erforderlich erfolgt die Beschlussfassung des Aufsichtsrats auch im Wege von Umlaufbeschlüssen.

Darüber hinaus fanden in diesem Jahr zwei Sitzungen des Bilanzprüfungsausschusses statt. An diesen Sitzungen nahmen jeweils alle Ausschussmitglieder teil. Der Personalausschuss tagte im abgelaufenen Geschäftsjahr einmal. An dieser Sitzung nahmen mit nur einer Ausnahme alle Ausschussmitglieder teil. Eine Sitzung des Nominierungsausschusses fand im abgelaufenen Geschäftsjahr nicht statt, da eine Neuwahl von Mitgliedern des Aufsichtsrats nicht anstand.

Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die Teilnahme der Mitglieder des Aufsichtsrats an den Sitzungen des Aufsichtsrats bzw. seiner Ausschüsse im Jahr 2020:

Außerdem trafen sich der Aufsichtsratsvorsitzende und der Vorstandsvorsitzende zu regelmäßigen Gesprächsterminen, in denen sie insbesondere den Gang der Geschäfte, besondere Geschäftsvorfälle, regulatorische Veränderungen und die Lage des Konzerns im Allgemeinen, aber auch die Auswirkungen der Corona-Pandemie im Besonderen erörterten. Der Aufsichtsratsvorsitzende unterrichtete die übrigen Mitglieder regelmäßig über die Inhalte dieser Gespräche.

Aufsichtsratssitzungen und wesentliche Beschlussfassungen

Gegenstand der Aufsichtsratssitzung vom 18. März 2020 war die – durch die Sitzung des Bilanzprüfungsausschusses vorbereitete – Prüfung und Billigung des Jahresabschlusses sowie des Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2019. Die Abschlussprüfer haben an der Sitzung teilgenommen und berichteten ausführlich über den Verlauf und das Ergebnis ihrer Jahresabschluss- sowie der Konzernabschlussprüfung. Nach eingehender Diskussion billigte der Aufsichtsrat den Jahresabschluss sowie den Konzernabschluss zum 31. Dezember 2019 sowie den gesonderten nichtfinanziellen Bericht. Des Weiteren hat der Aufsichtsrat auch über die Angemessenheit der Vorstandsvergütung – wie vom Corporate Governance Kodex (DCGK) gefordert – sowie über die variablen Vergütungsbestandteile des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 beraten und diese festgestellt. Ein weiterer Tagesordnungspunkt waren die Beschlussvorschläge an die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft.

In einer außerordentlichen Sitzung im Rahmen einer Videokonferenz des Aufsichtsrats der Gesellschaft vom 08. Mai 2020 wurde ausführlich über die Absichten des Vorstands die ordentliche Hauptversammlung 2020 vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie der MLP SE als Virtuelle Hauptversammlung durchzuführen beraten und dem zugestimmt.

In der ordentlichen Aufsichtsratssitzung am 13. Mai 2020 waren im Wesentlichen die Erörterung der Ergebnisse und der Geschäftsentwicklung im ersten Quartal 2020 Gegenstand der Tagesordnung.Des Weiteren beriet der Aufsichtsrat gemeinsam mit dem Vorstand ausführlich über die Auswirkungen der Corona-Pandemie auf die geschäftliche Entwicklung und das Risikomanagement des MLP-Konzerns.

Die Ergebnisse des zweiten Quartals und die Geschäftsentwicklung im ersten Halbjahr sowie die Berichterstattung der Internen Revision und des Risikocontrollings (inkl. des Berichts über das Wesentlichkeitskonzept, die Risikostrategie und das Risikotragfähigkeitskonzept) standen in der ordentlichen Aufsichtsratssitzung vom 12. August 2020 auf der Tagesordnung. Daneben stand auch die Erörterung des Umgangs mit den von der Regierungskommission neugefassten Empfehlungen des neuen Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) auf der Agenda.

Im Mittelpunkt der Novembersitzung standen die Geschäftsergebnisse des dritten Quartals und der ersten neun Monate des Geschäftsjahres 2020. Weiterer Schwerpunkt dieser Sitzung des Aufsichtsrats war die Führungs- und Leistungsbewertung für die Mitglieder des Vorstands, die in Klausur ohne die Mitglieder des Vorstands besprochen wurde. Ferner war neben der Beschlussfassung über die Entsprechenserklärung nach § 161 AktG auch die Einhaltung der Regelungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) im MLP-Konzern ein wesentlicher Sitzungsgegenstand. Dabei wurde auch ausführlich über Anpassungen am Vergütungssystem des Vorstands vor dem Hintergrund der Neuregelungen im Aktiengesetz durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) bzw. im DCGK beraten und ein modifiziertes Vergütungssystem beschlossen. Über den Corporate Governance-Prozess wurde ausführlich Bericht erstattet sowie die aktuelle Entsprechenserklärung verabschiedet.

In der Sitzung am 17. Dezember 2020 hat der Aufsichtsrat die Strategie und das Budget der Gesellschaft und des Konzerns für das Geschäftsjahr 2021 ausführlich behandelt und verabschiedet.

Ausschüsse des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat wurde 2020 regelmäßig über die Arbeit seiner Ausschüsse unterrichtet.

Die Mitglieder des Bilanzprüfungsausschusses waren im Geschäftsjahr 2020 Herr Dr. Claus-Michael Dill, der zugleich Vorsitzender des Bilanzprüfungsausschusses ist, Herr Dr. Peter Lütke-Bornefeld, Herr Matthias Lautenschläger und Herr Alexander Beer. Der Bilanzprüfungsausschuss hielt im Geschäftsjahr 2020 zwei ordentliche Sitzungen ab und fasste mehrere Umlaufbeschlüsse. An den Sitzungen nahmen auch teilweise die Vertreter des Abschlussprüfers teil, die dem Ausschuss ausführlich Bericht erstatteten. Der Bilanzprüfungsausschuss erörterte in Gegenwart der Abschlussprüfer sowie des Vorstandsvorsitzenden und des Finanzvorstands die Abschlüsse der MLP SE und des MLP Konzerns sowie den Gewinnverwendungsvorschlag. Gegenstand ausführlicher Beratungen waren auch die Beziehungen zum Abschlussprüfer, die Vorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers, seine Vergütung, der Prüfungsauftrag und die Kontrolle der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers. Über die Arbeit der Internen Revision sowie der Compliance- und Risikomanagement-Abteilung und über rechtliche und regulatorische Risiken sowie Reputationsrisiken wurde dem Bilanzprüfungsausschuss berichtet. Des Weiteren hat der Bilanzprüfungsausschuss die Ausschreibung für die Abschlussprüfungen sowie weiterer Prüfungsleistungen im MLP Konzern ab dem Geschäftsjahr 2021 vorbereitet. Nach intensiver Befassung hat der Bilanzprüfungsausschuss eine Empfehlung für den Vorschlag zur Wahl des Abschlussprüfers in der ordentlichen Hauptversammlung 2020 unterbreitet. Die MLP SE sowie die MLP Banking AG – als Unternehmen von öffentlichem Interesse des MLP Konzerns – führten dabei das Auswahlverfahren im Sinne des Art. 16 Abs. 3 Verordnung (EU) Nr. 537/2014 durch.

Die Mitglieder des Personalausschusses waren im Geschäftsjahr 2020 Herr Dr. Peter Lütke-Bornefeld, der zugleich Vorsitzender des Personalausschusses ist, Frau Tina Müller, Herr Matthias Lautenschläger und Herr Burkhard Schlingermann. Der Personalausschuss tagte im Berichtszeitraum einmal ordentlich und befasste sich insbesondere mit der Überprüfung der Angemessenheit der Vorstandsvergütung sowie der Festsetzung des Bonuspools des MLP Konzern.

Die Mitglieder des Nominierungsausschusses sind und waren im Geschäftsjahr 2020 Herr Dr. Peter Lütke-Bornefeld, der zugleich Vorsitzender des Nominierungsausschusses ist, Frau Tina Müller, Herr Dr. Claus-Michael Dill und Herr Matthias Lautenschläger. Der Nominierungsausschuss hielt im Geschäftsjahr 2020 keine Sitzung ab, da in der ordentlichen Hauptversammlung vom 25. Juni 2020 keine Beschlüsse über eine Neubestellung von Mitgliedern des Aufsichtsrats gefasst wurden.

Corporate Governance

Der Aufsichtsrat behandelte im Geschäftsjahr auch die Anwendung der Corporate Governance-Grundsätze.

Im abgelaufenen Jahr hat der Aufsichtsrat insbesondere in seinen Sitzungen am 12. August und 9. November 2020 ausführlich die Anforderungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) in der vollständig neuen Fassung vom 16. Dezember 2019 erörtert.

In der Sitzung am 12. August 2020 stand dabei die Vorberatung über den Anpassungsbedarf durch die Änderungen des DCGK sowie die Änderungen im Rahmen des Vorstandsvergütungssystems durch das ARUG II bzw. den DCGK im Vordergrund. In der Sitzung vom 9. November 2020 wurde dann weiter ausführlich über die neuen Empfehlungen des DCGK und die neuzufassende Entsprechenserklärung beraten. Der Aufsichtsrat beriet mit dem Vorstand über die neuen Anforderungen des DCGK und die gemäß der Entsprechenserklärung nach § 161 AktG offenzulegenden Abweichungen, um festzustellen, welche Anforderungen Vorstand und Aufsichtsrat erfüllt haben oder in der Zukunft erfüllen werden, um auch zukünftig den Empfehlungen gemäß der in der Entsprechenserklärung dargestellten Form entsprechen zu können. Dabei wurde auch ausführlich über das neue Vergütungssystem für den Vorstand beraten. Aufsichtsrat und Vorstand haben im November eine Entsprechungserklärung gemäß § 161 AktG abgegeben und den Aktionären auf den Internetseiten der Gesellschaft dauerhaft zugänglich gemacht.

Dabei überprüfte das Gremium anhand eines den Aufsichtsratsmitgliedern rechtzeitig vor der Sitzung zur Verfügung gestellten Evaluierungsbogens auch die Effizienz seiner eigenen Tätigkeit. Der Aufsichtsrat überprüfte u. a. die Verfahrensabläufe im Aufsichtsrat, den Informationsfluss zwischen den Ausschüssen und dem Aufsichtsratsplenum sowie die rechtzeitige und inhaltlich ausreichende Berichterstattung des Vorstands an den Aufsichtsrat. Maßnahmen zur Steigerung der Effizienz wurden besprochen und festgelegt.

Regelmäßig beschäftigt sich der Aufsichtsrat auch mit potenziellen Interessenkonflikten der Aufsichtsratsmitglieder. Hierzu wird mindestens einmal im Jahr bei den Mitgliedern des Aufsichtsrats abgefragt, ob solche bestanden oder bestehen. Ein Interessenkonflikt besteht nach unserem Verständnis in Übereinstimmung mit dem Gesetzgeber, wenn zu befürchten steht, dass das Organmitglied seine Entscheidung nicht allein am Unternehmensinteresse ausrichtet, sondern auch Eigen- oder Drittinteressen verfolgen könnte. Interessenkonflikte in diesem Sinne bestanden nach der Überprüfung des Aufsichtsrats im abgelaufenen Geschäftsjahr nicht. Eine zusammenfassende Darstellung weiterer  Corporate Governance-Aspekte bei MLP, einschließlich einer Darstellung der Entsprechenserklärung vom 9. November 2020, ist der Erklärung zur Unternehmensführung von Vorstand und Aufsichtsrat zu entnehmen. Zudem stehen alle relevanten Informationen auf unserer Homepage im Internet unter www.mlp-se.de zur Verfügung.

Die Mitglieder des Aufsichtsrats nahmen die für ihre Aufgaben erforderlichen Aus- und Fortbildungsmaßnahmen – wie vom Corporate Governance Kodex gefordert – eigenverantwortlich wahr. Dabei werden sie von der Gesellschaft angemessen unterstützt. Außerdem wurde am 10. November 2020 eine Fortbildung des Aufsichtsratsplenums zur Aufrechterhaltung der erforderlichen Sachkunde durchgeführt, in welcher verschiedene Themen, u. a. die Neuerungen aufgrund des Risikotragfähigkeitsleitfaden der deutschen Bankenaufsicht, das neue elektronische Format zur Finanzberichterstattung sowie das Gesetz zur Stärkung der Integrität der Wirtschaft dargestellt wurden.

Prüfung des Jahres- und Konzernabschlusses 2020

Der Jahresabschluss sowie der zusammengefasste Lagebericht der MLP SE zum 31. Dezember 2020 wurden vom Vorstand nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) aufgestellt. Der Konzernabschluss und der zusammengefasste Lagebericht zum 31. Dezember 2020 wurden gemäß § 315a HGB auf der Grundlage der internationalen Rechnungslegung nach International Financial Reporting Standards (IFRS), wie sie in der EU anzuwenden ist, aufgestellt. Die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, hat jeweils zum 31. Dezember 2020 den Jahresabschluss und den zusammengefassten Lagebericht der MLP SE nach handelsrechtlichen Grundsätzen sowie den Konzernabschluss und den zusammengefassten Lagebericht nach IFRS-Grundsätzen geprüft und mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen. Der Abschlussprüfer hat die Prüfung unter Beachtung der vom Institut der Wirtschaftsprüfer festgestellten Grundsätze ordnungsgemäßer Abschlussprüfung vorgenommen.

Die Abschlussunterlagen mit dem zusammengefassten Lagebericht, die Prüfungsberichte der Abschlussprüfer und der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns wurden allen Aufsichtsratsmitgliedern rechtzeitig zugeleitet. Der Bilanzprüfungsausschuss des Aufsichtsrats hat sich intensiv mit diesen Unterlagen beschäftigt und dem Aufsichtsrat über seine Prüfung Bericht erstattet und den Bestätigungsvermerk erläutert. Der Abschlussprüfer berichtete über die wesentlichen Ergebnisse seiner Prüfung sowie darüber, dass keine wesentlichen Schwächen des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems und der Compliance vorliegen. Dabei hat der Bilanzprüfungsausschuss auch das Risikomanagementsystem, die Rechnungslegungsprozesse und die Wirksamkeit der internen Kontrollsysteme, der Risikomanagement- und Revisionssysteme sowie die Beziehungen zum Abschlussprüfer, die Vorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers, seine Vergütung, den Prüfungsauftrag und die Kontrolle der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers sowie der von ihm erbrachten zusätzlichen Leistungen geprüft. Auch der Aufsichtsrat hat die Unterlagen und Berichte eingehend geprüft und ausführlich darüber beraten. Dabei hat sich der Aufsichtsrat auch mit den im Bestätigungsvermerk beschriebenen besonders wichtigen Prüfungssachverhalten (Key Audit Matters) einschließlich der vorgenommenen Prüfungshandlungen der Abschlussprüfer beschäftigt. In Anwesenheit der KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, die über die wesentlichen Ergebnisse ihrer Prüfung berichtete, wurden in der Sitzung des Aufsichtsrats am 18. März 2021 die Prüfungsberichte umfassend behandelt; den vom Vorstand geänderten Jahresabschluss nebst dem zusammengefassten Lagebericht hat der Aufsichtsrat in seiner Sitzung am 11. Mai 2021, an der auch der Abschlussprüfer teilgenommen hat, behandelt. Der Abschlussprüfer berichtete über den Umfang, die Schwerpunkte sowie die wesentlichen Ergebnisse seiner Prüfung und ging dabei insbesondere auch auf die besonders wichtigen Prüfungssachverhalte (Key Audit Matters) und die vorgenommenen Prüfungshandlungen ein. Diese Key Audit Matters umfassten dabei in Bezug auf den Einzelabschluss der MLP SE „die Werthaltigkeit der Anteile an verbundenen Unternehmen“ und in Bezug auf den Konzernabschluss der MLP SE „die Werthaltigkeit der Geschäfts- und Firmenwerte“ und den „Bestand der Provisionserträge aus der Vermittlung von Altersvorsorgeprodukten“. In dieser Sitzung hat der Vorstand auch die Abschlüsse der MLP SE und des MLP Konzerns sowie das Risikomanagementsystem, die Rechnungslegungsprozesse, die Wirksamkeit des internen Kontroll-, Risikomanagement- und Revisionssystems und der Compliance erläutert und detailliert über Umfang, Schwerpunkte und Kosten der Abschlussprüfung berichtet.

Der Aufsichtsrat hat sich dem Ergebnis der Prüfung des Abschlussprüfers angeschlossen und auf der Grundlage des abschließenden Ergebnisses der Prüfung durch den Bilanzprüfungsausschuss und seiner eigenen Prüfung festgestellt, dass keine Einwendungen zu erheben sind. Daher hat der Aufsichtsrat in seiner Sitzung am 18. März 2021 den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss sowie den zusammengefassten Lagebericht der MLP SE und den Konzernabschluss sowie den zusammengefassten Lagebericht nach IFRS gebilligt. In seiner Sitzung vom 11. Mai 2021 hat der Aufsichtsrat dann den vom Vorstand geänderten Jahresabschluss nebst dem zusammengefassten Lagebericht gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Daneben hat der Vorstand gem. §§ 289b, 315b HGB auch einen Bericht über eine nichtfinanzielle Erklärung bzw. eine nichtfinanzielle Konzernerklärung abzugeben. Der Aufsichtsrat hat – vorbereitet durch eine Sitzung des Bilanzprüfungsausschusses – den nichtfinanziellen Bericht geprüft und konnte hierbei keine Beanstandungen feststellen.

Dem Vorschlag des Vorstands, für das Geschäftsjahr 2020 eine Dividende von 0,23 € je Aktie auszuschütten, schloss sich der Aufsichtsrat nach eigener Prüfung an. Bei seinen Überlegungen wurden die Eigenmittel sowie die Liquiditätssituation, die derzeitige Corona bedingte Lage, zukünftige regulatorische Anforderungen und die Finanzplanung der Gesellschaft als auch das Aktionärsinteresse an einer angemessenen Dividende einbezogen und gegeneinander abgewogen.

Der Aufsichtsrat dankt dem Vorstand und den jeweiligen Unternehmensleitungen sowie allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie den Beraterinnen und Beratern im MLP Konzern für ihren hohen persönlichen Einsatz und ihre Leistung im Geschäftsjahr 2020.

Wiesloch, im März/Mai 2021

Der Aufsichtsrat

Dr. Peter Lütke-Bornefeld
Vorsitzender